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ポモドーロ・テクニックにおける5段階の基本プロセス
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必要なもの
- タイマー
- 「今日やること」シート。1日のはじめに記入する
- 見出し：場所、日付、作成者
- その日にすることを重要な順に並べたリスト
- 予定外の緊急な要件用のセクション。すぐ対処が必要な予定外の仕事が発生した際に書き込む
- 「仕事の在庫」シート。
- 見出し：作成者
- 仕事の内容を書き込むスペース。1日のおわりにチェックする
- 「記録」シート
- それぞれのボックスごとに、レポートや図表の作成に必要となる元データを記入する。通常、日付と説明、作業を終えるのに必要な必要なポモドーロの回数を書く。
- 通常1日の終わりに更新する
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標準的なポモドーロ・テクニックは30分を1単位とする。作業25分、休憩5分
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1日のはじめに「仕事の在庫」シートからその日やる仕事を「今日やること」シートに重要な順に記入する
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最初のポモドーロを開始する
- タイマーを25分にセットして、「今日やること」シートの最初の仕事に取り組む
- タイマーの残り時間がはっきり見えるようにする
- ポモドーロは中断できず、25分間作業に集中する。また、ポモドーロを半分や4分の1に切り分けることもできない。
- ルール：ポモドーロは分割できない
- 誰か、もしくは何かに邪魔されたらそのポモドーロは無効とし、最初から新しいポモドーロをやり直す。
- タイマーが鳴ったら取り組んでいた作業項目の横に「×」印をつけ、3〜5分休憩する。
- タイマーが鳴った場合、あと少しで終わるとわかっていても終了すること
- 休憩時間が過ぎたら再度タイマーを25分にセットして作業を開始する
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4回ごとの休憩
- 4回のポモドーロごとに作業を中断し、15〜30分の休憩を取る
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作業が完了するまでポモドーロを繰り返し、終わったら「今日やること」シートの項目を横線で消す
- タイマーが鳴る前に作業が終わった場合：「タイマーが鳴るまでポモドーロは続く」のルールに従う。残りの時間で見直しや反復、手直しなどをする
- ただし、最初の5分未満で終わった場合は前のポモドーロで完了したこととする
- など
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記録
- 1日の終わりに完了したポモドーロをシートに記録する
- 重要な点は「実際に要したポモドーロの総数」の記録
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中断を減らす
- 中断の原因は内的原因と外的原因に分けられる
- 内的中断
- 食べたり飲んだりしたくなる、連絡、メールチェックしたくなるなど
- 中断が発生しそうになったら「今日やること」シートにアポストロフィ（’）を書き込む
- 状況にどう対処するか決める
- 先送りできそうにないばあい：「今日やること」シートの「予定外&緊急」欄に書き込む
- 「仕事の在庫」シートに書き入れて、「U（unplanned）」を付記する。必要なら期限も
- 現在のポモドーロを完了させる意志を固める
- 何かしらの急な必要は生じるもので、無視はできないという事実を受け入れることが重要
- 本当に緊急の要件が生じた場合はポモドーロを中断する。要件が終わった後に5分休憩をとり新しくポモドーロを始める
- 外的中断
- 質問、電話、通知など
- 外的中断が発生した場合、明確に視覚化する。「今日やること」シートの項目欄にダッシュ（-）を付記する
- どうするか決める
- その日のうちにやる必要があるなら「今日やること」シートに「予定外&緊急」として記入し、期限を付記する
- 「仕事の在庫」シートに記入し、「U（unplanned）」と期限を付記する
- 現在のポモドーロを完了させる意志を固める
- 内的中断
- 中断の原因は内的原因と外的原因に分けられる